КЭДО: электронный оборот документов в кадровом вопросе

Использование кадрового электронного документооборота (КЭДО) вывело делопроизводство предприятий на высокий автоматизированный уровень, ведь учет кадров, подготовку документации вместе с подписями сотрудников теперь можно проводить совсем без носителей на бумаге. В том числе заявления о приеме на работу и трудовые договоры, соглашения. Однако не все знают в чем плюсы кэдо когда будет обязательным оно и стоит ли внимания.

Что такое КЭДО

Электронный учет кадров официально введен Федеральным законом ФЗ-377, 22.11.2021. соответствующими статьями 22.1-3 дополнен и Трудовой кодекс России. Сегодня особенно полезно КЭДО для сотрудников, ведь так можно проще и быстрее
создавать и подписывать, использовать и хранить кадровую документацию, не дублируя или исключая их бумажные аналоги и версии. Это касается всех кадровых документов, в том числе основных:

• трудовых договоров, включая постоянные и срочные;
  
• договоров на материальную ответственность;
  
• приказов по отпускам;
  
• распоряжений по отправкам в командировки.
  

Но в КЭДО введены исключения. Наоборот, запрещается создание электронных версий таких документов:

• трудовых книжек;
  
• актов о несчастных случаях в стандартных формах;
  
• приказов и распоряжений по увольнениям;
  
• документов, подтверждающих, что сотрудникам проведены инструктажи по предметам охраны труда, с их подписями.
  

Правда, допускается оформление электронных трудовых книжек, если сотрудниками для этого поданы заявления.

Что дает предприятию внедрение КЭДО

Каждая компания может оценить такие плюсы кэдо:

• Ускоряется оформление. Экономится время на разных этапах для всех участников, не отвлекая их от основной работы.
  
• Снижаются нагрузки на кадровых работников с автоматическим поиском и оформлением.
  
• Разгружается руководство, имеющее мгновенный доступ ко всем базам.
  
• Оптимизируются затраты.
  
• Нет риска утери документации.
  
• Повышается брендовость и престижность предприятия.
  

По статистике, затраты на ведение КЭДО, включая электронные лицензии, имеют стоимость на 50% меньшую по сравнению с бумажным документооборотом.

Как переходить на КЭДО

Переход организации к электронному обороту документации происходит следующим образом:

• Создается рабочая группа по подготовке.
  
• Составление для разработчика описаний всех кадровых процессов и документации. Их виды, согласования, сроки, как хранить.
  
• Кадровые процессы проходят процедуру аудита. После чего оптимизируются для устранения функциональных проблем и дублирования.
  
• Формулируются критерии по стоимости, интеграции с автоматизацией предприятия, готовности заказчика обучаться.
  
• Готовятся макеты документов. Параллельно обучаются сотрудники.
  
• Оформляются электронные подписи на всех уровнях.
  

Далее запускается и отрабатывается пилотный проект для одного подразделения. После его отработки, КЭДО внедряется для структуры всей компании.