КЭДО: электронный оборот документов в кадровом вопросе

Аналитика >> 04.03.2024, 13:44

Использование кадрового электронного документооборота (КЭДО) вывело делопроизводство предприятий на высокий автоматизированный уровень, ведь учет кадров, подготовку документации вместе с подписями сотрудников теперь можно проводить совсем без носителей на бумаге. В том числе заявления о приеме на работу и трудовые договоры, соглашения. Однако не все знают в чем плюсы кэдо когда будет обязательным оно и стоит ли внимания.

Что такое КЭДО


Электронный учет кадров официально введен Федеральным законом ФЗ-377, 22.11.2021. соответствующими статьями 22.1-3 дополнен и Трудовой кодекс России. Сегодня особенно полезно КЭДО для сотрудников, ведь так можно проще и быстрее
создавать и подписывать, использовать и хранить кадровую документацию, не дублируя или исключая их бумажные аналоги и версии. Это касается всех кадровых документов, в том числе основных:
  • трудовых договоров, включая постоянные и срочные;
  • договоров на материальную ответственность;
  • приказов по отпускам;
  • распоряжений по отправкам в командировки.
Но в КЭДО введены исключения. Наоборот, запрещается создание электронных версий таких документов:
  • трудовых книжек;
  • актов о несчастных случаях в стандартных формах;
  • приказов и распоряжений по увольнениям;
  • документов, подтверждающих, что сотрудникам проведены инструктажи по предметам охраны труда, с их подписями.
Правда, допускается оформление электронных трудовых книжек, если сотрудниками для этого поданы заявления.

Что дает предприятию внедрение КЭДО


Каждая компания может оценить такие плюсы кэдо:
  • Ускоряется оформление. Экономится время на разных этапах для всех участников, не отвлекая их от основной работы.
  • Снижаются нагрузки на кадровых работников с автоматическим поиском и оформлением.
  • Разгружается руководство, имеющее мгновенный доступ ко всем базам.
  • Оптимизируются затраты.
  • Нет риска утери документации.
  • Повышается брендовость и престижность предприятия.
По статистике, затраты на ведение КЭДО, включая электронные лицензии, имеют стоимость на 50% меньшую по сравнению с бумажным документооборотом.

Как переходить на КЭДО


Переход организации к электронному обороту документации происходит следующим образом:
  • Создается рабочая группа по подготовке.
  • Составление для разработчика описаний всех кадровых процессов и документации. Их виды, согласования, сроки, как хранить.
  • Кадровые процессы проходят процедуру аудита. После чего оптимизируются для устранения функциональных проблем и дублирования.
  • Формулируются критерии по стоимости, интеграции с автоматизацией предприятия, готовности заказчика обучаться.
  • Готовятся макеты документов. Параллельно обучаются сотрудники.
  • Оформляются электронные подписи на всех уровнях.
Далее запускается и отрабатывается пилотный проект для одного подразделения. После его отработки, КЭДО внедряется для структуры всей компании.